Sistematizacija je kratak popis i opis poslova koje zaposleni obavljaju na radnim mestima. Svakom radnom mestu koje ima određeni naziv odgovara i određeni popis i opis poslova.
Akt o sistematizaciji jeste opšti pravni akt. Ovim aktom na opšti, bezličan način uređuju se odnosi unutar uprave konkretno, utvrđuju poslovi, vrsta i stepen stručne spreme, kao i drugi uslovi za obavljanje poslova, koje svaki zaposleni, koji već radi, ili lica koja će se ubuduće zaposliti, treba da ispunjavaju. Dakle to je akt koji utvrđuje opšta i obavezujuća pravila ponašanja. Dalje, akt o sistematizaciji deluje prema svima zaposlenima, kako u sadašnjosti tako i u budućnosti, njegove norme ne iscrpljuju se jednom primenom, a njegovo je vremensko delovanje neograničeno, sve dok volja donosioca ne odluči drugačije. Norme ovog akta obavezujuće su za organ koji odlučuje o prijemu lica na rad, a odluke o zasnivanju radnog odnosa, kao i raspoređivanju zaposlenih, kao pojedinačni akti, moraju da se temelje na aktu o sistematizaciji. Akt o sistematizaciji u praksi se, po pravilu, donosi u formi opšteg akta
Drugim rečima, tim aktom ne uređuju se odnosi, već se samo utvrđuju određene činjenice - vrsta i opis posla, uslovi za njihovo obavljanje, struktura zaposlenih i sl. Ovaj akt ne sadrži norme opšteg karaktera, odnosno norme koje se odnose na neodređen broj lica koja se nalaze u istoj situaciji ili mogu doći u istu situaciju, odnosno ne predstavlja pravni akt kojim se propisuju pravila ponašanja za neodređeni broj subjekata i neodređeni broj slučajeva, već je interni akt jednog tačno određenog subjekta, tj. konkretnog poslodavca.