Систематизација је кратак попис и опис послова које запослени обављају на радним местима. Сваком радном месту које има одређени назив одговара и одређени попис и опис послова.
Акт о систематизацији јесте општи правни акт. Овим актом на општи, безличан начин уређују се односи унутар управе конкретно, утврђују послови, врста и степен стручне спреме, као и други услови за обављање послова, које сваки запослени, који већ ради, или лица која ће се убудуће запослити, треба да испуњавају. Дакле то је акт који утврђује општа и обавезујућа правила понашања. Даље, акт о систематизацији делује према свима запосленима, како у садашњости тако и у будућности, његове норме не исцрпљују се једном применом, а његово је временско деловање неограничено, све док воља доносиоца не одлучи другачије. Норме овог акта обавезујуће су за орган који одлучује о пријему лица на рад, а одлуке о заснивању радног односа, као и распоређивању запослених, као појединачни акти, морају да се темеље на акту о систематизацији. Акт о систематизацији у пракси се, по правилу, доноси у форми општег акта
Другим речима, тим актом не уређују се односи, већ се само утврђују одређене чињенице - врста и опис посла, услови за њихово обављање, структура запослених и сл. Овај акт не садржи норме општег карактера, односно норме које се односе на неодређен број лица која се налазе у истој ситуацији или могу доћи у исту ситуацију, односно не представља правни акт којим се прописују правила понашања за неодређени број субјеката и неодређени број случајева, већ је интерни акт једног тачно одређеног субјекта, тј. конкретног послодавца.